Strategien, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen

Ich weiß nicht, wie es euch dabei geht, aber mein Leben besteht Tag für Tag aus Projekten. Viele Projekte wiederholen sich, einige etliche kommen teilweise täglich hinzu. Da helfen mir persönlich Strategien, damit ich ein Projekt erfolgreich durchführen kann. Projekte fangen an bei der Pünktlichkeit und weiten sich aus ins Private, zum Beispiel beim Hausbau und ins Berufliche. Bei Letzterem ist die Zielsetzung zumeist Geld verdienen und den Wert der Firma vergrößern.

Egal, welches Projekt man angeht: Ohne konkrete Strategien kann man nicht Projekte erfolgreich durchführen. Als Beispiel werde ich meinen Blog Haus und Beet verwenden. Da der Artikel sehr lang ist, führt euch die jeweilige Verlinkung direkt zum Unterpunkt.

Inhaltsangabe

1. Planung
   • Informationen sammeln
   • Vorbereitungen
2. Ziele setzen
   • kurzfristige, mittelfristige, langfristige Ziele
   • Zwischenziele definieren
3. Deadlines festlegen
4. Erfolg definieren
5. Delegieren
   • Gruppenarbeit
   • Hilfe holen
   • Verantwortlichkeiten und Deadlines festlegen
6. Zeit
   • Zeitnot
   • Puffer einplanen
   • Umgang mit Stress
7. Ausführung des Projektes
   • Materialien vor Beginn fertig
   • Letzte Kleinigkeiten fertig
   • Nur noch die Ausführung
   • Kontrolle während des Projekts
8. Fortschritte kontrollieren
   • Schwierigkeiten/Beeinträchtigungen identifizieren und lösen
   • Zwischenziele erreicht?
   • Liegt man im Zeitplan?
9. Erfolge feiern, Misserfolge als Stärkung nutzen

Mein persönliches Projekt lautet: Ich schreibe einen Blog namens Haus und Beet.

1. Planung des Projekts

Ein Projekt setzt immer voraus, dass man etwas ändern möchte. Zunächst sollte ein Projekt geplant werden. In meinem Fall hat das bedeutet einen Blog zu eröffnen.

Informationen sammeln

Am Anfang gibt es viele Fragen, die geklärt werden müssen, damit ich ein Projekt erfolgreich durchführen kann:

• Gibt es dieses Angebot bereits oder handelt es sich um eine neue Nische?
• Was kann ich anbieten?
• Wie groß ist die Konkurrenz?
• Wer ist die Zielgruppe?
• Wird das Unternehmen ein Soloprojekt oder gibt es Mitgründer?
• Welche Kosten entstehen zu Beginn des Vorhabens?
• Benötigt man einen Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater?

Vorbereitungen treffen

Nachdem möglichst viele Informationen vorhanden sind, werden Vorbereitungen vonnöten. Wenn eine oder mehrere Waren verkauft werden sollen, ist zunächst das Erscheinungsbild sehr wichtig. Ein Blog muss eine übersichtliche Einteilung bekommen, ein anschauliches Titelbild und die Themen sollten klar erkennbar sein.

Dies gilt es also vorzubereiten:

• Das Produkt konkret festlegen
• Team bilden, das an dem Projekt teilnimmt
• Namen für das Produkt, die Firma, Blog, etc. finden
• Medien auswählen, um das Produkt bekannt zu machen: Internet, Zeitung, Magazine und Bücher, Plakate, Kino-Werbung, etc.
• Internet Domain kaufen (=Internetseite)

Wenn ihr einen Blog eröffnen wollt, sind folgende Grundlagen wichtig:

• Kurzer Name mit maximal 3 Wörtern
• Wenn euer Blog auf Deutsch geschrieben wird, dann nimmt einen deutschen Namen
• Ein Name, an den man sich erinnern kann
• Der Name sollte den Inhalt des Blogs beschreiben
• Es gibt Generatoren, die mithilfe von Wörtern Namen zusammenstellen

Detaillierte, sehr wichtige Informationen zur Findung von Blognamen findet ihr hier.

2. Ziele setzen und damit ein Projekt erfolgreich durchführen

Das ist etwas, was – so vermute ich – vielen sehr schwer fällt. Gewöhnlich hat man das Endziel vor Augen: Ich will ein erfolgreicher Blogger sein, wöchentlich viele Testprodukte zugeschickt bekommen und Waren im Wert von mehreren Tausend € bewerben.

Das ist ein wirklich schönes Ziel, was auch erreicht werden kann, selbst heute noch, da Bloggen doch eigentlich gar nicht mehr In ist (zumindest wurde mir das so gesagt, als ich angefangen habe). Doch um zu diesem Ziel zu gelangen, bedarf es einer Menge Arbeit.

Diese Arbeit lässt sich leichter erledigen, wenn es mehrere Ziele gibt.

Kurzfristige, mittelfristige, langfristige Ziele

Kurzfristige Ziele werden für die nächsten Wochen und Monate gesetzt:

• Wie viele Artikel werdet ihr bis Anfang Juli 2018 schreiben?
• Bis wann soll das endgültige Design des Blogs/der Webseite fertig sein?
• Bis wann wird der Name festgelegt?
• Wie viele Händler, Blogger, Internetseiten werden angeschrieben?

Mittelfristige Ziele sind diejenigen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden sollen. Diese Zeit ist das aktuelle Kalenderjahr 2018.

• Was ist das Ziel des Jahres 2018?

In meinem Fall: 2 verkaufte E-Books pro Monat

• Habt ihr ein Ziel, was euren Umsatz des Jahres 2018 betrifft?

Mein Ziel: Der Blog soll sich selbst finanzieren, ich möchte keine Ausgaben für Domains und Rechner haben

• Wie viele Artikel will ich auf meinem Blog im Jahr 2018 veröffentlichen?
• Welche Anzahl an Leser will ich für jeden Artikel erreichen?
• Gebe ich Geld dafür aus, um die Seite bekannter zu machen?

Langfristige Ziele betreffen die nächsten 2-5 Jahre:

• Nach wie vielen Jahren soll euer Gehalt finanziert werden können?
• Produktverbreitung auf dem Markt: Wie viele Käufer/Leser sollen euer Produkt kaufen oder euren Blog lesen?
• Wie viele Artikel sollen auf der Google Seite an 1. Position erscheinen?
• Wie viel Geld wird dafür ausgegeben, um die Seite bekannter zu machen?

Zwischenziele definieren

Zwischenziele sind diejenigen, die dafür da sind, um die großen, langfristigen Ziele zu erreichen. Oft ist es sinnvoll ein großes Ziel in Unterziele herunter zu brechen und somit zu vereinfachen. Dadurch findet man Wege und auch Schwierigkeiten heraus, um sich dem eigentlichen Ziel zu nähern.

Ein Zwischenziel als Blogger sollte es sein, Verlinkungen zu bekommen. Nur dadurch wird die Seite bekannter. Hierfür ist ein Crashkurs in SEO sehr empfehlenswert!

3. Deadlines festlegen

Gehörst du zu denjenigen, die sich jeden Tag fleißig hinsetzen, nicht ablenken lassen und ihre Arbeit erledigen, ohne Fristen zu bekommen? Herzlichen Glückwunsch!

Ich bin nicht eine von diesen Personen, ich brauche sehr wohl Deadlines, damit ich ein Projekt erfolgreich durchführen kann!

Sobald man mit anderen Menschen zusammenarbeitet und ihre Ergebnisse zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, ist eine Deadline extrem wichtig. Ich liebe die „Gilmore Girls“ und einen Spruch habe ich mir ganz besonders gemerkt: „Wenn ihr eine Fristverlängerung für eure Arbeiten braucht, dann bekommt ihr sie: Schreibt euch die Frist 2 Wochen vorher in den Kalender und schon habt ihr 2 Wochen mehr Zeit!“

4. Erfolg definieren

Was ist der Erfolgszustand eures Projektes? Wann seid ihr erfolgreich, beziehungsweise wann habt ihr einen Teilerfolg erzielt? Wann seit ihr dabei ein Projekt erfolgreich durchzuführen?

Mein persönlicher Erfolg für Februar 2018: Zurzeit nehme ich an der Challenge teil „28 days of blogging“. Im Februar veröffentliche ich jeden Tag einen Artikel. Wenn ich jedoch nur schreibe: „Es ist Dienstag, schöner Tag heute und was macht ihr so?“ Dann ist das für mich kein Erfolg.

Ich möchte, dass mein Blog dafür bekannt wird, dass er nützliche, gut geschriebene Artikel liefert, die den Lesern neue Informationen nahebringen und dabei verständlich geschrieben sind. Artikel, die weniger als 300 Wörter beinhalten, finde ich nicht erstrebenswert. Wenn ich jedoch solch einen Beitrag veröffentliche, versuche ich zumindest anhand von Bildern Informationen weiterzugeben.

Somit ist für mich „28 days of blogging“ erfolgreich, wenn ich jeden Tag einen Artikel veröffentliche, der recherchiert ist, mindestens 300 SINNVOLLE Wörter enthält und ich dabei nicht in vollkommenem Stress versinke.

Was bedeutet Erfolg für euer Projekt?

Wenn der definiert ist, kann man kontrollieren, ob Ziele erreicht sind und ob Verbesserungen nötig sind.

5. Delegieren, um ein Projekt erfolgreich durchführen zu können

Regel Nummer 1: Ihr könnt nicht alles selber machen!

Jeder von uns hat Stärken und Schwächen! Manche Aufgaben erledigt man spielerisch, fast schon im Schlaf. Bei mir ist das – was für ein Glück! – das Schreiben. Dafür beschäftige ich mich seit Jahren schon mit dem Thema, ich habe es oft genug geübt und auch unterrichtet.

Was mir ein Rätsel ist, ist der Bereich des IT. Mein Mann ist geduldig genug, um mir viele Dinge zu erklären. Aber der Anfang des Bloggens war wirklich eine große Herausforderung. Demnächst werde ich mich ein wenig zum Thema Marketing fortbilden. Ich kann noch so gute Texte schreiben; Wenn ich keine Leser habe, macht das Schreiben nur halb so viel Spaß!

Deshalb, delegiert! Wen kennt ihr? Kennt ihr jemanden, der jemanden kennt?

Gruppenarbeit

Wissenschaftlich umstritten ist Gruppenarbeit: Oft hilft sie weiter, oft blockiert sie einen. Findet daher eine Gruppe, die einen guten Umgangston hat und zu guten Ergebnissen führt.

Eine tolle Gruppe habe ich für mich bei Facebook gefunden; Wir tauschen uns darüber aus, wie wir mehr oder weniger erfolgreich unseren Müll reduzieren. Jeder hat dabei eine eigene Definition von Erfolg und unterschiedliche Herangehensweisen, um das Ziel zu erreichen. Ein wichtiger Grund dafür, dass die Gruppe nicht auseinanderbricht, ist, dass jeder sich äußern darf, niemand muss und ein Shitstorm ist unerwünscht.

Hilfe holen und bezahlen

Ob als junge Mutter, Neuling in der Wirtschaft oder erfolgreicher Manager: Ein jeder braucht ab und zu Hilfe. Ihr werdet erstaunt sein, wie hilfsbereit Menschen sein können.

Besonders gerne helfen sie, wenn sie eine angemessene Bezahlung bekommen. In einem Land, wie Deutschland, in dem die Missgunst ganz weit oben steht, ist Bezahlung leider nicht immer der Fall. Wie auch in vielen anderen Bereichen gilt jedoch: Wie du mir, so ich dir!

Wenn ihr mit eurem Projekt Geld verdienen wollt, müsst ihr Geld dafür ausgeben. Je mehr Finanzmittel investiert werden, desto schneller geht es voran!

Verantwortlichkeiten und Deadlines festlegen

Wenn es sich bei dem Projekt um ein Gruppenvorhaben handelt, bei dem ein Ergebnis herauskommen soll, werden Verantwortlichkeiten festgelegt. Schließlich bringt es nichts, wenn 3 von 7 Teammittgliedern an derselben Aufgabe arbeiten, während 2 wichtige Aspekte dabei vollkommen außen vor bleiben.

Auch hier sind Deadlines sehr wichtig, um das Projekt voranzubringen.

6. Zeit

Ich lese und höre so oft: Ich hatte keine Zeit, ich wünschte ich hätte mehr Zeit, wenn der Tag doch mehr als 24 Stunden hätte. Scheinbar werden die Prioritäten anders gesetzt, ansonsten wäre nämlich genug Zeit gewesen.

Wenn man sich Ziele gesetzt hat und auch den Erfolg für sich selber definiert, dann bin ich der Überzeugung, dass auch die Zeit da sein wird. Wenn dem nicht so ist, müssen die Ziele anders gesetzt werden. In diesem Fall: Hier entlang geht es zur Zielsetzung!

Zeitnot

Zeitnot kennt jeder. Es kommt immer etwas dazwischen. Ich weiß wovon ich rede, ich habe 2 Kinder und einen Ehemann.

Während ich diesen Artikel verfasse, sind es noch 12 Tage, bis der Februar und somit das „28 days of blogging“ beginnt. Noch liege ich gut in der Zeit und bin auf das erste Drittel des Februars vorbereitet. Ich bin jedoch sicher, dass sich das noch ändern wird und es knappe Artikel geben wird.

Puffer einplanen und das Projekt erfolgreich durchführen

Aus diesem Grund muss man für Projekte immer einen Zeitpuffer einplanen, wenn nicht anders möglich, dann durch finanzielle Mittel. Bestes Beispiel hierfür ist ein Hausbau: Selbst, wenn alles nach Plan läuft – und das passiert niemals – gibt es Verzögerungen und Schwierigkeiten. Für den Fall, dass die Verantwortlichkeiten gut verteilt wurden, kann der Bau an anderer Stelle fortgesetzt werden.

Mein eigener Puffer für den Blog Haus und Beet ist, dass ich genug Beiträge für 2 Monate habe. Sollte ich krank werden, in Urlaub fahren oder etwas anderes mich von der Arbeit abhalten, habe ich knapp 10 Artikel als Puffer fertig geschrieben und als Entwurf gespeichert. Diese Anzahl reicht vollkommen aus, um mein Jahresziel, pro Woche einen Artikel zu veröffentlichen, zu sichern.

Umgang mit Stress

Willkommen bei der Übung für Achtsamkeit Nummer XYZ. Ich kann nicht mit Stress umgehen! Wenn die Abläufe nicht nach meinem Plan sind, bekomme ich einen Wutanfall. Damit nerve ich meine Umgebung, das weiß ich.

Aus diesem Grund plane ich gerne sehr genau, delegiere, setze Ziele und bereite Vieles vor. Je besser diese Vorbereitungen getroffen wurden, desto leichter lässt sich die Situation meistern. Und desto weniger kommt man selber in Stress.

Wenn ihr Tipps für Stressbewältigung habt, nur her damit!!! Ich bin über jede Hilfestellung dankbar!

7. Ausführung des Projektes

Die ist meist der stressigste Teil: Das Projekt, die Präsentation, das Meeting müssen durchgeführt werden.

Materialien vor Beginn fertig

Während des Projekts sollten nur noch Dinge bearbeitet und vorbereitet werden, deren Erledigung davor nicht möglich war. Das nimmt der Sache unglaublich viel Druck. Auch merken die anderen Projektteilnehmer, wenn die Vorbereitungen nicht sonderlich gut gelaufen sind.

Deshalb sollten komplett alle Materialien vorbreitet sein. Ein Schüler hat mir von einer Lehrerin erzählt, die am Tag der Schulaufgabe in Tränen ausgebrochen ist, weil sie die Kopien zu Hause hat liegen lassen. Das ist auf mehreren Ebenen absolut unprofessionell.

Letzte Kleinigkeiten fertig

Genauso, wie die Materialien sollten auch möglichst alle Kleinigkeiten erledigt sein. Mein aktuelles Projekt, 28 days of blogging, beinhaltet Links in den Artikeln. Diese Links kann ich erst setzen, wenn die Beiträge erschienen sind, ansonsten würden sie ins Leere führen. Das wiederum wirkt ebenfalls unprofessionell.

Nur noch die Ausführung

Wenn man sich nur noch darauf konzentriert, dass das Projekt ausgeführt wird, kann man viel entspannter sein. Man kann sogar feststellen, dass selbst eine schwierige Herausforderung auf einmal Spaß macht.

Kontrolle während des Projekts

Natürlich läuft nicht alles nach den eigenen Vorstellungen. Deshalb ist es wichtig, immer wieder nach zu kontrollieren, ob alles im Gange ist.

8. Fortschritte kontrollieren

Das ist etwas, was die meisten ganz von alleine machen. In der Schule sind es Noten, die verteilt werden und wir Blogger betrachten unsere Statistiken.

Schwierigkeiten/Beeinträchtigungen identifizieren und lösen

Fortschritte geben meistens in Zahlen wieder, ob man erfolgreich ist oder nicht. Sie zeigen jedoch nicht, wo die Schwierigkeiten liegen. Schlechte Noten aus der Schule besagen vielleicht „zu wenig gelernt“. Es könnte jedoch auch sein, dass eine 5 in Deutsch ein Anzeichen ist, dass eine Lese- und Schreibschwäche vorliegt.

Wenige Leser eines Blogartikels bedeuten nicht zwingend, dass der Text schlecht geschrieben wurde oder der Inhalt vollkommen irrelevant. Oft liegt es daran, dass man zu wenig Werbung macht. Niemand kann vermuten, dass auf dem Blog „Haus und Beet“ ein Artikel über Projektstrategien veröffentlicht wurde, wenn ich nicht bescheid gebe.

Zwischenziele erreicht?

Das ist ein Problem, das sehr schnell zu einer Demotivation führt. Viele Projekte kommen langsam ins Rollen. Dabei sind die Zwischenziele oft so hoch gesteckt, dass man sie kaum erreichen kann.

An dieser Stelle MUSS man zu Punkt 2 zurückkehren und die Ziele und Zwischenziele neu formulieren.

Liegt man im Zeitplan?

Das ist natürlich verknüpft mit dem Punkt 6, Zeit. Ich habe nun schon öfter von einem Bullet Journal gelesen. Je öfter ich mich mit dieser Thematik auseinander setze, desto ansprechender finde ich sie. Mit Hilfe solch eines Büchleins kann man nämlich wirklich gut den Zeitplan erstellen und dabei abhaken, wenn etwas erledigt ist.

9. Erfolge feiern, Misserfolge als Stärkung nutzen

Bei all dem Planen, Ziele setzen, Erfolge definieren sollte es nicht zu kurz kommen, sich selber zu feiern. Es ist zwar schön, mit der Firma einmal im Jahr zum Weihnachtsessen zu gehen, aber das Jahr hat 11 weitere Monate.

Die Firma meines Mannes unternimmt in jedem Quartal etwas mit den Mitarbeitern. Das zeigt den Leuten, dass ihre Arbeit und Person geschätzt wird. Natürlich ist ein pünktliches Gehalt super, dennoch reicht es meistens einfach nicht aus, um Menschen weiterhin zu motivieren.

Habt ihr ein Zwischenziel erreicht? Seid ihr bei eurem Projekt erfolgreich gewesen? Dann feiert das! Belohnt euch mit etwas, was euch gut tut!

Für mich persönlich ist es eine Belohnung, wenn ich die Gelegenheit bekomme beim Griechen eine tolle gemischte Fischplatte zu essen. Wenn ihr einen finanziellen Erfolg hattet, ist es möglich, euch einen Herzenswunsch zu erfüllen. So, wie jede ihren Erfolg selber definiert, legt sie auch die Belohnung alleine fest.

Auch Misserfolge gehören einfach zum Leben dazu! Meine Mutter arbeitet im Einzelhandel, in dem es leider Gang und Gäbe geworden ist, Erfolg zu belohnen, indem man Ziele für die kommende Saison so hoch schraubt, dass man entweder scheitern wird, oder noch härter schuftet. Misserfolge hingegen werden mich psychischem Druck der einzelnen Person zugeschrieben, anstatt an dem System des Ladens zu arbeiten.

Nehmt Misserfolge nicht als Scheitern wahr. Man kann nicht immer im selben Tempo fortfahren, das ist einfach nicht möglich. Stattdessen sollte man daraus lernen, analysieren, was schief gelaufen ist und an diesem Punkt Verbesserungen erarbeiten.

Hier ist eine typische Verlaufskurve von Erfolg, Misserfolg und Weiterentwicklung:

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